تنظیم قرارداد کاری یکی از مهمترین مراحل در فرایند استخدام و مدیریت منابع انسانی است. یک قرارداد کاری شفاف، علاوه بر حفظ حقوق طرفین، باعث کاهش اختلافات و افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. خدمات تنظیم قرارداد قانونی برای نیروی کار به کارفرمایان و کارجویان کمک می‌کند تا از چارچوب‌های قانونی پیروی کنند و یک همکاری مطمئن و اصولی داشته باشند.
درخواست مشاوره رایگان
این موضوع صرفا به حفاظت از داده‌های دیجیتال محدود نمی‌شود و تمام اطلاعاتی را دربرمی‌گیرد که به نحوی بازتاب‌دهنده‌ی هویت، سوابق، وضعیت سلامت و رفتار حرفه‌ای کارکنان هستند. در چنین بستری، حفاظت از داده‌های شخصی و سازمانی باید به‌مثابه‌ی یک فرآیند منسجم با رویکردهای فنی و حقوقی مورد توجه قرار گیرد.
در ادامه، موضوع امنیت اطلاعات کارکنان در قالب بررسی اطلاعات نیازمند حفاظت، تهدیدهای شایع، راهکارهای اجرایی و نقش آموزش و مشاوره تخصصی در کاهش ریسک‌های احتمالی بررسی می‌شود.
چه اطلاعاتی باید محافظت شوند؟
در بسیاری از فرآیندهای سازمانی، اطلاعات کارکنان در قالب‌های گوناگون ثبت و نگهداری می‌شود. از آن‌جایی که بخشی از این داده‌ها دارای ماهیتی حساس هستند، حفظ آن‌ها در چارچوب امنیت اطلاعات کارکنان اهمیت ویژه‌ای دارد. مهمترین انواع این اطلاعات عبارتند از:
اطلاعات هویتی
داده‌هایی نظیر نام کامل، کد ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، شماره تماس و نشانی اقامت از جمله اطلاعات پایه‌ای فردی هستند که معمولاً در فرم‌های استخدام و منابع انسانی ثبت می‌شوند.
سوابق شغلی و تحصیلی
اطلاعاتی مانند سابقه استخدام، عملکرد، ارزیابی‌های دوره‌ای، مدارک تحصیلی و سوابق بیمه‌ای بخش مهمی از پروفایل شغلی کارکنان را شکل می‌دهد و افشای آن ممکن است پیامدهایی در سطح فردی و سازمانی داشته باشد.
وضعیت سلامت
داده‌هایی مانند سوابق پزشکی، گواهی‌های درمانی، بهره‌مندی از خدمات مراقبتی و نوع پوشش بیمه سلامت، جزو اطلاعاتی‌اند که مستلزم حفاظت ویژه و محدودسازی دسترسی هستند.
اطلاعات مالی و حقوقی
مواردی مانند میزان حقوق، سوابق پرداخت، کسورات و پرونده‌های انضباطی از جمله داده‌هایی هستند که افشای آن‌ها می‌تواند اعتماد افراد را خدشه‌دار کرده و تبعات حقوقی برای کارفرما به‌دنبال داشته باشد.
اطلاعات فعالیت دیجیتال
اطلاعاتی نظیر زمان ورود و خروج به سامانه‌ها، آدرس IP، مسیرهای دسترسی و سابقه کار با سیستم‌های سازمانی، برای تحلیل رفتار دیجیتال و نیز پیگیری وقایع امنیتی، ثبت شده و باید با دقت محافظت شوند.
اهمیت امنیت اطلاعات کارکنان در سازمان‌ها
اطلاعاتی که در فرآیندهای سازمانی از کارکنان جمع‌آوری می‌شود، طیفی گسترده از داده‌های شخصی و شغلی را دربرمی‌گیرد. از مشخصات هویتی مانند نام، کد ملی و نشانی محل سکونت گرفته تا سوابق استخدام، مدارک تحصیلی، ارزیابی‌های دوره‌ای، وضعیت سلامت و اطلاعات مرتبط با حقوق، مزایا و… .
این اطلاعات، به دلیل حساسیت ذاتی خود، در چارچوب امنیت اطلاعات کارکنان نیازمند محافظت دقیق و محدودسازی سطوح دسترسی هستند.
در این میان، بهره‌گیری از سامانه‌هایی همچون طرح طبقه بندی مشاغل به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا شرح وظایف و دسترسی به داده‌ها را به‌صورت هدفمند و نظام‌مند مدیریت کنند. اقدامی که نقش مهمی در ارتقاء سطح امنیت اطلاعات کارکنان و پیشگیری از بروز نشت یا سوءاستفاده ایفا می‌کند.
تهدیدهای رایج برای اطلاعات پرسنلی
تأمین امنیت اطلاعات کارکنان در عصر دیجیتال به یکی از الزامات راهبردی سازمان‌ها تبدیل شده است. با رشد تعاملات اطلاعاتی و استفاده گسترده از سیستم‌های الکترونیکی، حفاظت از داده‌های پرسنلی به‌عنوان بخشی از سرمایه انسانی، اهمیتی روزافزون یافته است.
حملات سایبری
فیشینگ، بدافزار و دسترسی‌های غیرمجاز از طریق مهندسی اجتماعی، تهدیدهای سایبری متداولی هستند که می‌توانند موجب افشای اطلاعات کارکنان شوند.
خطای انسانی
ارسال نادرست اطلاعات، استفاده نامناسب از ابزارها یا بی‌احتیاطی در اشتراک‌گذاری داده‌ها، سهم قابل توجهی در رخدادهای امنیتی دارد.
دسترسی غیرمجاز داخلی
در صورت تعریف‌نشدن دقیق سطح دسترسی‌ها، ممکن است کارکنان به داده‌هایی دست یابند که خارج از مسئولیت‌شان است.
نقص فنی در سیستم‌ها
فقدان رمزنگاری، عدم وجود نسخه‌پشتیبان و عدم به‌کارگیری مکانیزم‌های پایش مستمر، نقاط ضعف فنی مهمی در امنیت اطلاعات کارکنان محسوب می‌شوند.
دستکاری یا سرقت اسناد فیزیکی
در محیط‌هایی که داده‌ها همچنان به‌صورت چاپی نگهداری می‌شوند، خطر سرقت یا حذف اطلاعات به‌صورت فیزیکی نیز وجود دارد.
تیم پشتیبانی پارسه پرداز نیک دانش
دریافت مشاوره رایگان جلسه اول
با انتقال مسئولیت اداری و مالی کارکنان به این شرکت عملا حجم زیادی از امورات مالی و اداری برون سپاری می گردد. مهمترین قابلیت آن تمرکز بیشتر مدیران منابع انسانی بر روی مسایل کلان و پیشگیری از فرسایش این واحد کلیدی است. از سوی دیگر هزینه های استخدام کارکنان اداری و مالی کارفرما نیز بدینوسیله کاهش چشمگیری می یابد.
اصول مدیریت امنیت اطلاعات کارکنان
برای تحقق یک ساختار منسجم در حوزه امنیت اطلاعات کارکنان، سازمان‌ها ملزم به اجرای مجموعه‌ای از اصول مدیریتی مشخص هستند. این اصول، زمینه‌ساز کنترل بهتر داده‌ها و کاهش ریسک‌های احتمالی خواهند بود.
محدودسازی دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC)
اعطای دسترسی به اطلاعات باید صرفا براساس مسئولیت‌های شغلی انجام شود. این رویکرد از دسترسی‌های غیرضروری و احتمال نشت داده‌ها جلوگیری می‌کند.
رمزنگاری داده‌ها
استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری پیشرفته مانند TLS و AES، تضمین می‌کند که اطلاعات حتی در صورت سرقت نیز قابل سوءاستفاده نخواهند بود.
سیستم‌های مانیتورینگ و نظارتی
رهگیری فعالیت‌های کاربران و ایجاد هشدار در صورت رفتارهای مشکوک، بخش مهمی از کنترل امنیت اطلاعات کارکنان به‌شمار می‌رود.
نسخه‌پشتیبان منظم و امن
تهیه نسخه‌های پشتیبان به‌صورت زمان‌بندی‌شده و نگهداری آن‌ها در محل‌های مجزا، امکان بازیابی سریع اطلاعات را در شرایط بحرانی فراهم می‌سازد.
به‌روزرسانی نرم‌افزارها
نصب به‌موقع پچ‌های امنیتی و به‌روزرسانی سیستم‌ها از ورود بدافزارها و سوءاستفاده از آسیب‌پذیری‌ها جلوگیری می‌کند.
پیاده‌سازی سیاست‌های امنیتی رسمی
مستندسازی خط‌مشی‌های امنیتی، تعیین مسئولیت‌ها و شفاف‌سازی فرآیند رسیدگی به رخدادهای اطلاعاتی، انسجام سازمانی را تقویت می‌کند.
بهره‌گیری از ابزارهای HIDS/NIDS
سیستم‌های تشخیص نفوذ مبتنی بر میزبان و شبکه، فعالیت‌های غیرعادی را به‌صورت لحظه‌ای شناسایی و گزارش می‌دهند.
استفاده از طراحی مبتنی بر Zero Trust
در این مدل، هیچ کاربری بدون احراز هویت و بررسی دقیق اعتبار، اجازه دسترسی به منابع اطلاعاتی را نخواهد داشت.
نقش آموزش در پیشگیری از نشت اطلاعات
آموزش مستمر کارکنان یکی از ارکان کلیدی در حفظ و ارتقای امنیت اطلاعات کارکنان است. ارائه دوره‌های منظم با محوریت تهدیدهای سایبری، آشنایی با روش‌های فیشینگ و شناسایی لینک‌های مشکوک، سطح آگاهی کاربران را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
اجرای تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده، نظیر تست‌های فیشینگ، نیز به ارتقای آمادگی عملی در مواجهه با تهدیدات کمک می‌کند. همچنین، تبیین دقیق خط‌مشی‌های سازمانی از جمله حدود دسترسی، شیوه ثبت فعالیت‌ها و نحوه نگهداری اطلاعات، زمینه‌ساز ایجاد اعتماد و شفافیت خواهد بود.
شکل‌دهی به فرهنگ امنیتی از طریق تقویت حس مسئولیت‌پذیری فردی و نیز طراحی سامانه‌های اطلاع‌رسانی سریع در هنگام بروز رخداد، نقشی تعیین‌کننده در موفقیت سیاست‌های امنیت اطلاعات کارکنان ایفا می‌کند.
تعهدات قانونی کارفرما برای حفظ حریم شخصی و امنیت اطلاعات کارکنان
مطابق الزامات قانونی مرتبط با داده‌های شخصی، کارفرما موظف است در چارچوب امنیت اطلاعات کارکنان، اقداماتی مشخص را به اجرا درآورد.
رعایت قوانین حریم خصوصی داخلی
قوانین ملی از جمله قانون حمایت از داده‌های شخصی، چارچوبی برای جمع‌آوری، پردازش و نگهداری اطلاعات کارکنان تعیین می‌کنند.
رعایت مقررات بین‌المللی
در صورتی که داده‌های پرسنلی تابع قوانین خارجی باشد، رعایت مقرراتی نظیر GDPR یا CCPA برای حفظ امنیت اطلاعات کارکنان الزامی است.
امضای قراردادهای کاری با بندهای حفاظت از داده‌ها
در قراردادهای استخدامی، باید مسئولیت‌ها و محدودیت‌های مربوط به استفاده از داده‌ها به‌روشنی قید شده باشد.
شفافیت در اطلاع‌رسانی
کارفرما موظف است درباره هدف، مدت زمان نگهداری، نوع اطلاعات و حقوق دسترسی کارکنان اطلاع‌رسانی کامل انجام دهد.
اخذ رضایت صریح کارکنان
برای جمع‌آوری داده‌های حساس مانند اطلاعات پزشکی یا بیومتریک، کسب رضایت کتبی و آگاهانه از کارکنان ضروری است.
ایجاد فرآیند رسیدگی به شکایت
در صورت بروز مشکل، کارکنان باید بتوانند از طریق فرآیندی مشخص و مؤثر، درخواست رسیدگی یا اصلاح اطلاعات ثبت کنند.
گزارش به ارگان‌های ذی‌صلاح
در صورت وقوع نشت داده یا نقض امنیت، سازمان موظف است موضوع را به مراجع قانونی یا نهادهای نظارتی اطلاع دهد.
چگونه یک سیستم امن منابع انسانی پیاده‌سازی کنیم؟
برای پیاده‌سازی یک سیستم منابع انسانی امن و اثربخش، سازمان باید رویکردی جامع و مرحله‌ای را در دستور کار قرار دهد. نخستین گام، شناسایی نیازهای اطلاعاتی و تحلیل مخاطرات احتمالی است تا داده‌های حساس به‌دقت مشخص و نقاط آسیب‌پذیر شناسایی شوند.
اجرای طرح طبقه‌بندی مشاغل برای تعیین سطوح دسترسی متناسب با موقعیت شغلی، نقش مهمی در افزایش شفافیت دارد. همچنین، انتخاب نرم‌افزارهای منابع انسانی دارای استانداردهایی مانند ISO/IEC 27001، ضامن ارتقاء سطح امنیت اطلاعات کارکنان خواهد بود. اتصال این سامانه‌ها به سیستم‌های مدیریتی مرکزی مانند IAM نیز به کنترل بهتر دسترسی‌ها کمک می‌کند.
ممیزی‌های امنیتی و تست‌های نفوذ، ضعف‌های احتمالی را آشکار کرده و به بهبود مستمر می‌انجامد. راه‌اندازی سازوکار واکنش سریع همراه با مستندسازی اقدامات، از ارکان حیاتی در تحقق پایدار امنیت اطلاعات کارکنان است.
استفاده از خدمات مشاوره منابع انسانی با رویکرد تخصصی، امکان شناسایی دقیق نقاط ضعف امنیتی، تدوین راهکارهای پیشگیرانه و اصلاح سیاست‌های مدیریتی را فراهم می‌کند. حضور مشاورانی با تسلط بر مباحث فنی و حقوقی، تضمین‌کننده‌ی ایجاد زیرساختی قابل‌اعتماد برای حفاظت از داده‌های شغلی و اطلاعات پرسنلی خواهد بود.
- سوالات متداول:
در این بخش به پرسش‌های رایج سازمان‌ها درباره الزامات، چالش‌ها و راهکارهای مرتبط با امنیت اطلاعات کارکنان پاسخ می‌دهیم.
- آیا کارکنان حق دارند بدانند چه اطلاعاتی از آن‌ها نگهداری می‌شود؟
بله، کارکنان طبق اصول شفافیت داده، حق دارند از نوع، هدف و مدت نگهداری اطلاعات خود در سازمان آگاه باشند.
- چه اقداماتی در صورت نشت اطلاعات باید انجام شود؟
در صورت وقوع نشت، سازمان موظف است ضمن اطلاع‌رسانی سریع، با تیم پاسخ‌گویی بحران وارد عمل شده و از نهادهای نظارتی نیز پشتیبانی بخواهد.
- آیا اطلاعات کارکنان پس از ترک سازمان هم باید حفظ شود؟
بله، اطلاعات پرسنل پس از پایان همکاری نیز باید طبق مهلت‌های قانونی نگهداری و سپس به‌صورت امن حذف شود.
جمع‌بندی
پیشبرد اقدامات فنی و حقوقی در حوزه امنیت اطلاعات کارکنان، تنها به معنای حفاظت از داده‌ها نیست و گامی اساسی در جهت ارتقای بهره‌وری منابع انسانی، تقویت اعتماد سازمانی و کاهش ریسک‌های حقوقی به‌شمار می‌رود. سازمان‌هایی که مدیریت داده‌های پرسنلی را به‌شکل دقیق و نظام‌مند انجام می‌دهند، در فضای رقابتی امروز از پایداری و اعتبار بیشتری برخوردار خواهند بود.
در این مسیر، پارسه پردازش نیک دانش با تکیه بر دانش تخصصی و تجربه در حوزه‌های فنی، حقوقی و منابع انسانی، آماده همکاری برای استقرار سازوکارهای مطمئن و منطبق با اصول امنیت اطلاعات کارکنان است.