قوانین بیمه کارکنان چیست؟
در هر کسب‌وکاری، نیروی انسانی مهم‌ترین سرمایه به شمار می‌رود. حفظ سلامت، امنیت شغلی و آینده‌نگری برای کارکنان، بدون درنظر گرفتن چارچوب‌های قانونی بیمه ممکن نیست. قوانین بیمه کارکنان مجموعه‌ای از مقررات الزام‌آور هستند که کارفرما را ملزم می‌کنند برای تمامی کارکنان خود، پوشش بیمه‌ای مناسب مهیا کند. چه در حوزه‌ی درمان، چه بازنشستگی، ازکارافتادگی یا حتی بیمه بیکاری.
مطابق قانون تأمین اجتماعی، هر فرد شاغل مشمول بیمه اجباری است، مگر در شرایط خاصی که در ادامه بررسی خواهیم کرد. این قوانین از کارکنان در برابر حوادث شغلی و بیماری‌ها حمایت می‌کنند و برای کارفرما نیز از نظر قانونی پشتوانه‌ای ایجاد می‌کنند تا در صورت بروز مشکلات، مسئولیت‌پذیری مشخصی داشته باشد. در ادامه، به الزامات و مراحل قانونی بیمه کردن کارکنان می‌پردازیم.
الزامات قانونی بیمه کردن کارکنان
بر اساس قوانین سازمان تأمین اجتماعی، هر فردی که در قبال دریافت مزد یا حقوق، برای شخص حقیقی یا حقوقی کار می‌کند، مشمول خدمات بیمه اجباری است. به همین دلیل، اولین الزام قانونی برای کارفرما این است که پیش از شروع به‌کار نیروی انسانی، نسبت به ثبت نام در سازمان تأمین اجتماعی و دریافت کد کارگاهی اقدام کند.
طبق منبع، کارفرما موظف است فهرست کامل کارکنان را با مشخصات دقیق به سازمان ارائه دهد و از همان روز اول اشتغال، حق بیمه را برای آن‌ها لحاظ کند. بیمه کارکنان شامل چند بخش اصلی است:
- بیمه درمان
- بیمه بازنشستگی
- بیمه ازکارافتادگی
- بیمه بیکاری (در صورت احراز شرایط)
پرداخت به‌موقع حق بیمه، ارسال لیست حقوق و دستمزد ماهانه، و رعایت حداقل دستمزد قانونی از دیگر الزامات صریح قانونی هستند که در صورت تخطی، برای کارفرما جریمه و بدهی ایجاد می‌شود.
مراحل قانونی بیمه کردن کارکنان
برای اجرای دقیق و قانونی بیمه کارکنان، کارفرما باید یک مسیر چندمرحله‌ای را طی کند. هر مرحله دارای مدارک، مراحل اجرایی و نکات خاص خود است. در ادامه، تمام مراحل بیمه کردن پرسنل را بر اساس دستورالعمل سازمان تأمین اجتماعی توضیح می‌دهیم:
۱. دریافت کد کارگاهی
اولین گام برای بیمه کردن کارکنان، دریافت کد کارگاهی از سازمان تأمین اجتماعی است. این کد یک شناسه‌ی ده‌رقمی است که به هر کارگاه تعلق می‌گیرد و برای شناسایی بیمه‌ای آن لازم است.
- کارگاه‌های حقوقی (مثلاً شرکت‌ها) باید مدارکی مثل آگهی ثبت شرکت در روزنامه رسمی، اساسنامه، سند یا اجاره‌نامه محل، و اظهارنامه ثبت را ارائه دهند.
- کارگاه‌های حقیقی (مانند مغازه‌داران یا افراد دارای جواز کسب) باید مدارکی مانند جواز کسب، سند یا اجاره‌نامه، تأیید اتحادیه صنفی، و مجوز بهره‌برداری را تحویل دهند.
نکته مهم:
کد کارگاهی اشخاص حقیقی در صورت تغییر آدرس یا تغییر فعالیت باید به‌روزرسانی شود، اما کد اشخاص حقوقی تغییر نمی‌کند.
مدارک مورد نیاز برای کارگاه‌های حقوقی
در صورتی که کارفرما یک شرکت ثبت‌شده باشد، باید مدارک زیر را برای دریافت کد کارگاهی ارائه دهد:
- نامه اعلام تاسیس شرکت
- آگهی تاسیس منتشرشده در روزنامه رسمی
- اساسنامه شرکت
- تصویر سند مالکیت یا اجاره‌نامه رسمی محل شرکت
- سایر مستندات مربوط به آغاز فعالیت مانند اظهارنامه ثبت یا موافقت اصولی
پس از دریافت این مدارک، شعبه تأمین اجتماعی برای شرکت پرونده‌ای تشکیل می‌دهد و در صورت تایید نهایی، کد کارگاهی صادر و به کارفرما اعلام می‌شود.
مدارک مورد نیاز برای کارگاه‌های حقیقی
اگر کسب‌وکار به‌صورت حقیقی اداره می‌شود، مدارک لازم برای دریافت کد کارگاهی شامل موارد زیر است:
- جواز کسب معتبر (دائم یا موقت) یا مجوز فعالیت از مراجع ذی‌صلاح
- پروانه تأسیس یا بهره‌برداری
- اسناد مالکیت، اجاره‌نامه رسمی یا صلح‌نامه محل کارگاه
- تأییدیه اتحادیه یا مجمع صنفی مربوطه مبنی بر بهره‌برداری و فعالیت کارگاه
بررسی کارگاه توسط بازرس بیمه
پس از تکمیل و ارائه مدارک، سازمان تأمین اجتماعی اقدام به اعزام بازرس میدانی به محل کارگاه می‌کند. این بازرس، صحت اطلاعات ارائه‌شده توسط کارفرما را ارزیابی کرده و گزارشی از وضعیت واقعی کارگاه تنظیم می‌کند. در صورتی که بازدید میدانی با اطلاعات ارائه‌شده تطابق داشته باشد و مغایرتی وجود نداشته باشد، کد کارگاهی پس از طی مراحل اداری صادر و به‌صورت رسمی به کارفرما اعلام می‌شود.
۲. نام‌نویسی کارکنان
یکی دیگر از مراحل بیمه کردن کارمندان، نام‌نویسی فردی آن‌ها در سازمان تأمین اجتماعی است. این مرحله به‌ویژه برای افرادی که پیش از این سابقه‌ی بیمه نداشته‌اند الزامی است. کارفرما موظف است کارکنان جدید را به شعبه مربوط به کد کارگاهی معرفی کند تا برای آن‌ها شماره بیمه صادر شود.
کارمندانی که پیش‌تر تحت پوشش بیمه بوده‌اند، نیازی به طی مراحل کامل نام‌نویسی ندارند. این افراد صرفاً با ارائه کارت ملی خود، به کد کارگاهی جدید متصل می‌شوند و سوابق قبلی آن‌ها حفظ خواهد شد.
مدارک لازم برای نام‌نویسی کارمندان
کارمندان جدید برای ثبت‌نام در سیستم بیمه باید مدارک زیر را به شعبه تأمین اجتماعی ارائه دهند:
- فتوکپی و اصل کارت ملی و شناسنامه
- تکمیل پرسش‌نامه ثبت‌نام تأمین اجتماعی
- انجام آزمایش‌های بدو استخدام در مراکز مجاز و ارائه نتایج آن
- مهر و امضای فرم پرسش‌نامه توسط کارفرما
- مراجعه حضوری به واحد نام‌نویسی در شعبه تأمین اجتماعی
۳. تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان
پس از نام‌نویسی کارکنان و ثبت اطلاعات آن‌ها در سیستم، کارفرما باید هر ماه فهرستی از اطلاعات بیمه‌ای کارکنان خود را به سازمان تأمین اجتماعی ارائه دهد. این فهرست شامل اطلاعاتی مانند حقوق و مزایا، تعداد روزهای کاری، مرخصی‌ها و غیبت‌های هر کارمند است.
ارسال لیست بیمه یکی از الزامات اجرای قوانین بیمه کارکنان است و در صورت تاخیر یا عدم ارسال، کارفرما مشمول جریمه خواهد شد. این فرآیند به دو روش اینترنتی و نرم‌افزاری انجام می‌شود.
۴. پرداخت حق بیمه
پس از ارسال لیست بیمه به سازمان تأمین اجتماعی، مرحله بعدی در فرآیند بیمه کردن کارکنان، پرداخت حق بیمه است. این پرداخت باید به‌صورت ماهانه و در مهلت قانونی انجام شود. عدم پرداخت به‌موقع یا ناقص بودن مبلغ می‌تواند منجر به صدور جریمه، ثبت بدهی برای کارفرما و اختلال در سابقه بیمه‌ای کارکنان شود.
قوانین خاص برای کارکنان قراردادی و پروژه‌ای
کارکنان شاغل در پروژه‌های پیمانکاری یا قراردادهای موقت، مشمول ضوابط خاصی در اجرای قوانین بیمه کارکنان هستند. طبق ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی، در هر پروژه‌ای که توسط پیمانکار اجرا می‌شود، کارفرما موظف است اطمینان حاصل کند که پیمانکار، کلیه کارکنان پروژه را بیمه کرده و حق بیمه آنان را به‌موقع پرداخت می‌کند. این الزام حتی در صورت حضور پیمانکاران دست‌دوم یا سوم نیز پابرجاست. بر اساس همین قانون، کارفرما باید معادل ۵ درصد از صورت‌وضعیت پیمانکار را تا زمان ارائه مفاصا‌حساب بیمه، نزد خود نگه دارد و تنها پس از تسویه کامل با سازمان تأمین اجتماعی، این مبلغ قابل پرداخت به پیمانکار خواهد بود.
- سوالات متداول
- آیا بیمه کردن کارکنان از روز اول کاری الزامی است؟
بله. بر اساس قوانین بیمه کارکنان، کارفرما موظف است از همان روز آغاز به کار، کارمند را تحت پوشش بیمه قرار دهد. تأخیر در بیمه کردن فرد، تخلف محسوب شده و می‌تواند منجر به جریمه کارفرما شود.
- در صورت قطع همکاری با کارمند، چه اقدامی در مورد بیمه باید انجام شود؟
در این صورت، کارفرما باید در اولین لیست ماهانه پس از قطع همکاری، وضعیت کارمند را به‌درستی اعلام و از فهرست بیمه خارج کند. در غیر این‌صورت، همچنان مسئول پرداخت حق بیمه آن فرد خواهد بود.
- آیا کارکنان پروژه‌ای از مزایای کامل بیمه برخوردارند؟
بله. مطابق ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی، تمام افراد شاغل در پروژه‌های پیمانکاری، اعم از مستقیم یا غیرمستقیم، باید بیمه شوند و از مزایای کامل آن از جمله درمان، بازنشستگی و بیمه بیکاری برخوردار باشند.
جمع‌بندی
اجرای درست قوانین بیمه کارکنان، برای هر سازمانی یک ضرورت قانونی و مسئولیتی انسانی است. آشنایی با الزامات، مراحل اجرایی و تفاوت‌های بیمه کارکنان پروژه‌ای یا قراردادی، به کارفرما کمک می‌کند از بروز جرائم و اختلافات حقوقی جلوگیری کند. برای دریافت راهنمایی تخصصی و مشاوره درباره‌ی قوانین بیمه بیکاری، کارفرما و کارکنان، می‌توانید از خدمات بیمه شرکت پارسه پردازش نیک دانش استفاده کنید.
