فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی : هر آن‌چه باید درباره‌ی آن بدانید
مدیریت یک مجموعه تجاری و یا آغاز یک کسب‌وکار شخصی، وجوه بسیاری دارد و یکی از مهم‌ترین آن‌ها، انتخاب افراد مناسب برای انجام وظایف است. اگر در ابتدای راه هستید، باید بدانید که موفقیت یا شکست شما به عملکرد افراد مجموعه‌تان ارتباط مستقیمی خواهد داشت؛ اگر شما مدیر یک مجموعه باشید ممکن است یافتن نیروهای مناسب، چالش و دغدغه اصلی‌تان باشد. فرایند جذب و استخدام منابع انسانی، یک پروسه بسیار حساس و پیچیده است و به همین خاطر باید با داشتن اطلاعات کافی، در این مسیر قدم بگذارید. در این نوشتار قصد داریم اصول و فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی را به‌صورت کامل بررسی کرده و تمام جزئیات مرتبط به آن را مرور کنیم.
همراه ما باشید و از نکات مهم انجام فرایند جذب و استخدام منابع انسانی اطلاعات لازم را کسب نمایید.
مراحل فرایند جذب و استخدام منابع انسانی
ابتدا و پیش از هرچیزی باید بدانیم پروسه جذب و استخدام چیست و به چه چیزی گفته می‌شود. فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی به مراحلی گفته می‌شود که با کمک آن یک موقعیت خالی در سازمان بررسی شده و با توجه به نیازمندی‌های آن جایگاه، متقاضیان ارزیابی خواهند شد و سپس متناسب‌ترین فرد برای استخدام در آن شغل، انتخاب می‌شود.
انجام فرایند جذب و استخدام منابع انسانی معمولا برعهده افراد مختلفی هم‌چون مدیریت مجموعه، مدیر بخش منابع انسانی، مدیران استخدام و یا ترکیبی از این ۳ بخش خواهد بود. معمولا مدیران منابع انسانی این فرایند را رهبری کرده و با سایر بخش‌ها و تیم‌ها برای یافتن بهترین فرد ممکن، همکاری می‌کنند.
همانطور که می‌دانید فرایند جذب و استخدام شامل بخش‌های گوناگونی است که با توجه به موارد مختلفی مانند حوزه کاری، تخصص مورد نیاز، جایگاه و رتبه شغلی موجود در سازمان و چندین عامل دیگر تعیین می‌شود. به همین خاطر، نمی‌توان چند مرحله مشخص را به‌صورت مراحل اصلی فرایند استخدام معرفی کرد، بلکه تنها می‌توانیم مراحل رایج در این فرایند را با هم بررسی کنیم و پس از آن، هر سازمان و مجموعه با توجه به نیازها و حوزه کاری خود، این مراحل را با کمی تغییر و اصلاح استفاده کنند. مراحل رایج فرایند جذب و استخدام منابع انسانی شامل مراحل زیر است:
۱. تعیین نیازها اولین مرحله از فرایند جذب و استخدام
پیش از ایجاد یک موقعیت خالی در سازمان و اعلام آن، یک لیست نیازمندی‌ها بنویسید. شاید پس از جدا شدن یکی از نیروهای مجموعه و در نگاه اول، تصور کنید که تعیین نیازهای مجموعه و جایگزین کردن نیروی سابق با یک فرد جدید، کار چندان پیچیده‌ای نباشد. با این وجود، اگر می‌خواهید یک موقعیت شغلی جدید در سازمان ایجاد کنید و یا مسئولیت‌های یک جایگاه شغلی را تغییر دهید، ابتدا نیازهای مجموعه را بررسی و تعیین کرده و کار خود را با این بخش آغاز نمایید.
۲. آماده‌سازی شرح شغلی
شرح شغل، مهم‌ترین و ضروری‌ترین بخش در فرایند جذب و استخدام است. پس از بررسی نیازهای مجموعه و سازمان خود، باید مسئولیت‌ها و وظایف جایگاه شغلی موجود را به‌دقت ارزیابی و سپس مشخص کنید.
وجود یک شرح شغلی کامل، به متقاضیان کمک می‌کند که مسئولیت‌ها و انتظارات مورد نیاز مجموعه را بررسی کرده و در صورت تمایل، تقاضای همکاری خود را برای آن سازمان ارسال کنند. به همین خاطر باید احراز شغلی را به‌دقت، صراحت و وضوح کامل بنویسید. یک شرح شغلی خوب، باعث می‌شود افرادی تقاضای همکاری خود را ارسال کنند که بیشترین تطابق ممکن با نیازمندی‌های مجموعه را دارند و از این طریق احتمال جذب نیروهای برتر، افزایش پیدا خواهد کرد.
۳. ایجاد برنامه‌ریزی استخدام از مراحل فرایند جذب و استخدام
در این مرحله باید بدانید تنها با داشتن یک برنامه دقیق می‌توانید بخش‌های مهم فرایند استخدام را به‌خوبی به سرانجام برسانید. برای این کار، یک برنامه ریزی دقیق داشته و مهم‌ترین نکات را در آن تعیین کنید.
در این مرحله ابتدا بهترین کانال ارتباطی برای انتشار آگهی استخدام را تعیین نمایید، سپس مسئولیت افراد مختلف در فرایند استخدام را مشخص کرده و افراد مسئول برای بررسی رزومه کاری، بازبینی آن‌ها، برنامه‌ریزی برای مصاحبه و در نهایت تصمیم‌گیری برای انتخاب متقاضی برتر را معین کنید.
این کار را در صورتی انجام دهید که یک گروه کامل برای مدیریت فرایند استخدام در اختیار دارید، در غیر این صورت، تمام این موارد را مشخص کرده و برای انجام آن‌ها به‌تنهایی، یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید.
۴. آغاز جست‌وجو یکی دیگر از مراحل فرایند جذب و استخدام
بخش جست‌وجوی نیروی مناسب، یکی از طولانی‌ترین مراحل فرایند جذب و استخدام است؛ به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم برای جلوگیری از هدر رفتن منابع زمانی و مالی، از انواع نرم‌افزاهای استخدام استفاده کنید. برخی از این نرم‌افزارها مانند نرم افزار جذب و استخدام (ATS) به شما کمک می‌کنند که تنها رزومه‌هایی را بررسی کنید که کلمات کلیدی خاصی در آن‌ها وجود دارد و از این طریق فقط رزومه‌های کارآمد و تقریبا مطابق با نیازهای مجموعه بررسی خواهند شد. بدین شکل، رزومه‌های منتخب از بخش ارزیابی نرم‌افزاری با موفقیت گذر کرده و به مرحله بررسی انسانی خواهند رسید.
۵. انتخاب بهترین متقاضی‌ها و ایجاد لیست اولیه
در اغلب موارد و در صورتی که موقعیت مناسبی را به نیروهای کار پیشنهاد داده باشید، تقاضاهای زیادی را دریافت خواهید کرد. به همین خاطر، رزومه‌های مناسبی را که از مرحله نرم‌افزارهای بررسی رزومه گذر کرده‌اند، بررسی و بهترین متقاضیان را شناسایی کنید.
فراموش نکنید که اغلب نیروهای خوب، رزومه‌های بسیار قوی دارند و به همین خاطر احتمالا به‌زودی به سازمان‌های دیگر جذب خواهند شد. اگر نمی‌خواهید فرصت خود را از دست بدهید، به‌محض دریافت رزومه‌ها و در اسرع وقت، آن‌ها را ارزیابی کرده و مناسب‌ترین افراد را در یک لیست مشخص قرار دهید.
۶. تماس تلفنی
پس از تعیین متقاضیان برتر و تکمیل لیست اولیه، باید با افراد آن لیست تماس بگیرید. این تماس اولیه برای ارزیابی افراد بسیار ضروری است و به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم آن را نادیده نگیرید. در یک مصاحبه اولیه تلفنی، باید از متقاضی بخواهید خود را معرفی کرده، دلیل انتخاب سازمان و این شغل را شرح دهد. سایر موارد لازم در این مصاحبه می‌تواند شامل معرفی پیشینه خود، ارزیابی اطلاعات اولیه فرد در رابطه با شغل مد نظر و سایر موارد مشابه باشد.
در صورتی که اطلاعات اولیه متقاضی، توجه شما را جلب کرد، او را برای یک مصاحبه حضوری دعوت کنید و البته پیش از تاریخ مصاحبه، حتما سوالات مهم را آماده نمایید.
۷. مصاحبه حضوری از دیگر مراحل فرایند جذب و استخدام
بعد از مصاحبه تلفنی، باید در اسرع وقت و ترجیحا در یک بازه زمانی ۷ روزه، تاریخ مصاحبه حضوری تعیین شود. نباید فاصله زیادی میان مصاحبه تلفنی و مصاحبه حضوری وجود داشته باشد، زیرا ممکن است در این فاصله، متقاضی علاقه خود را به کار در مجموعه شما از دست داده و یا در مجموعه دیگری مشغول به کار شود.
هرچند در صورت داشتن یک مجموعه بزرگ و تعداد زیادی متقاضی واجد شرایط، ممکن این فرایند بیش از چند هفته طول بکشد و در این حالت باید در بازه‌های ۱۰ الی ۱۵ روزه، به متقاضی پیام داده و به آن‌ها اعلام کنید که در حال بررسی سایر متقاضی‌ها هستید و در اسرع وقت، تاریخ مصاحبه حضوری آن‌ها را تعیین خواهید کرد.
۸. پیشنهاد کار
یکی از مهم‌ترین موارد در فرایند جذب و استخدام، شنیدن پاسخ‌های منفی و پذیرش آن‌ها است. بنابراین تصور نکنید که تنها به دلیل ارائه یک پیشنهاد کاری، متقاضیان حتما به شما پاسخ مثبت خواهند داد. اگر متقاضیان خوبی وجود دارند که تصمیم دارید آن‌ها را حتما جذب کنید، با بررسی همه جوانب و امکانات سازمان، یک پیشنهاد کاری عالی در نظر گرفته و سپس پیشنهاد و شرایط خود را به متقاضی مد نظرتان اعلام نمایید.
حدود ۹۰ درصد از نیروهای کار اعلام کرده‌اند که مکالمه با مدیر مجموعه، احتمال موافقت آن‌ها برای پذیرش یک موقعیت کاری مناسب را افزایش خواهد داد. بنابراین، پیشنهادهای خود را آماده کرده و با متقاضیان صحبت کنید. این فرایند ممکن است کمی طولانی شود، بنابراین خود را برای مذاکره در رابطه با حقوق و مزایای آن، آماده نمایید.
۹. پذیرش یک نیروی کار جدید
فرایند جذب و استخدام با موافقت و امضای قرارداد به پایان نمی‌رسد و در واقع پس از ورود نیروی جدید به مجموعه، کار اصلی که بخش پذیرش سازمانی یا آنبردینگ نیرو در سازمان است، آغاز خواهد شد. یکی از مشکلات اغلب افراد تازه‌وارد، شروع کار در مجموعه است؛ بنابراین برای آخرین مرحله از فرایند جذب و استخدام، یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید.
در صورتی که افراد تازه‌وارد تجربه مثبتی در ابتدای ورود به مجموعه داشته باشند، راحت‌تر با محیط ارتباط برقرار خواهند کرد و عملکرد بسیار بهتری خواهند داشت. در این مرحله می‌توانید یک تور آشنایی با مجموعه برای این نیروهای جدید در نظر بگیرید و یا افرادی را معین کنید که در روز اول همراه آن‌ها باشند و بخش‌های مختلف محیط را به آن‌ها معرفی کنند.
مراحل فرایند جذب و استخدام می‌توانند شامل بخش‌های دیگری نیز باشند یا حتی کوتاه‌تر از این ۹ مرحله بوده و به‌سرعت به‌اتمام برسند. نکته مهم این است که برای جذب نیرو یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و با کمک آن، اصول استخدام نیرو را پیاده‌سازی کنید.